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張云青繼續講道：“第二條，就是簽證洽商的時效性。
在合同中，對簽證洽商的時效性是有明確規定的。
從簽證洽商事件發生起開始計算時間，超過七天未申報的，視沒有發生額外的費用。”
有勞務隊伍造價人員提問道：“有些長期發生的項目，這個時效性怎么計算？比如：水車的費用就可能是每個月都在發生。”
張云青解答道：“像水車這種長期發生的費用，以每個月辦一張簽證為妥，但是在簽證的后面附一張明細表，詳細地記錄水車在每天發生的臺班實際情況，并經甲、乙雙方的現場管理人員簽字確認，商務部人員做不到每天來現場簽字確認，但是會隔三差五的到現場抽查數據。
如果抽查的數據與現場記錄的數據出入較大，則以商務部抽查的為準，并且在下個月加大抽查的頻率。”
張云青接著講解要求道：“第三條，商務部對簽證洽商的參與程度。
為了保證簽證洽商的真實性，避免辦理一些憑空捏造出來的簽證。
特別要求的是：
每次簽證洽商事件發生時，勞務隊伍、供應商都必須要同時通知項目部的對應生產人員和商務主管于丹珍。
如果沒有通知商務部主管于丹珍到現場去查看的簽證，我們視沒有發生過，產生的費用與我司無關。
如果通知了商務部主管于丹珍，但是她沒有時間去現場查看，也沒有協調安排其他商務人員到現場配合查看，則于丹珍有責任和義務在生產查看的簽證上簽字。”
有勞務隊伍問道：“這是不是說明，只要沒有通知過商務部的人員去現場看的簽證，是否就是完全不認可發生的費用？”
張云青解答道：“是這個意思。”
剛才提問的勞務隊伍繼續問道：“那如果現場有一塊區域新栽了一棵椰子樹，這樣沒有及時通知是否可以簽證確認呢？”
張云青解答道：“這種情況不屬于隱蔽工程，可以在竣工圖上明確反映的，沒有爭議的內容，就不用辦理簽證。簽證是特指對隱蔽工程的確認，對實施后沒有辦法進行鑒定的內容進行現場確認。
就拿剛才栽了一棵椰子樹來說，你是新栽的情況下就不用辦理簽證。
如果你是移栽一棵椰子樹，你在移栽前要有照片、移栽的過程中要有照片、移栽完成后要有照片，這些照片是幫助公司以后的結算審核人員認可現場確實發生了這件事。
項目部的商務人員則需要在你移栽前、移栽過程中、移栽后查看你具體移栽的情況。”
剛才提問的勞務隊伍繼續提問道：“以前商務沒有組織過這樣的會議，也未對簽證的時效性和商務部人員對簽證的參與程度，提出過像今天這么非常明確的要求。
我想知道的是，對于今天之前已經發生的簽證，我們要如何辦理？難道就都不認了嗎？”
張云青解答道：“對于今天開會之前已經發生的簽證，我們是認可的。但不是無限期地認可的。從今天起十五天之內，請大家對前面已經發生的簽證，形成書面的確認簽證內容，請生產的現場相關人員審核確認后，由生產的人員轉交到項目部的商務主管于丹珍那里審核確認。
如果在十五天之后還沒有申報進行審核的，商務部則認為在今天開會之前沒有產生過需要辦理簽證的事件。”