在從滾石沖翻越大復山、北嶺回淮源的途中，徐懷就跟徐武江、蘇老常他們商量過縣衙的人事安排。
麻雀雖小，五臟俱全，淮源正式置縣，人口也要在十萬開外，事務性的工作絕對不會少。在主官知縣以及縣丞、縣尉、主薄佐貳官之外，吏、戶、禮、刑、兵、工六房具體負責刑獄、糧馬、田賦、緝私捕盜、田畝、營造、征募等事，還要有三班衙役以及看守城門、巡邏街巷的刀弓手、看押縣獄的獄卒。
蘇老常雖然處事干練，但對朝廷州縣衙署那一套卻不熟悉。
徐懷在淮源大權獨攬，做什么事都行，但要不想將來被人挑刺，文書上的工作都要做得妥妥當當，所以更需要一個精通案牘文書之事、也能叫他們信任的人擔任縣丞或主簿才行。
沒有誰能比程益更合適了。
除了程益之外，縣衙六房及其他雜瑣事務，將由蘇老常、徐武江、鄭屠等人具體負責；接下來相當長的時間里，徐懷以及大多數人手精力都要放在兵馬操訓及統兵作戰上，沒有太多的精力去顧及縣政。
而當前最為緊迫的事務有兩樁：
第一樁則是征募鄉兵。
這是兵房負責之事。
傳統的鄉兵編訓等事，主要掌握在地方大姓宗族手里，鄉兵首領也通常都是由各大姓宗族的核心人物直接擔任；縣衙兵房通常只需要做一些登記造冊的事務性工作。
徐懷這一次自然要徹底打碎掉傳統的鄉兵編訓模式，直接募兵入伍，甚至還要將現有兩千五百名正卒的兵籍管理、功過獎罰等事，都統一納入兵房。
京西南路都部署司所直接管轄的兵額也就六七千禁軍而已，淮源縣兵房未來將直接負責五千兵馬的兵籍等事，自然要比想象中重要得多。
兵房將設左右經承，分別由徐武坤、范雍擔任。
第二樁是要確山縣西部的大腹山腳下擇地修建都巡檢司大營，以及開辟從淮源直接翻越北嶺前往都巡檢司大營的道路；同時更為復雜、繁瑣以及令人頭痛的是五千人馬糧秣及兵餉籌措、發放。
在沒有找到合適、值得信任的人之前，工房、戶房以及吏房經承，都由蘇老常一人兼領。
此外，原淮源巡檢司武卒直接轉為刀弓手及刑房獄卒，徐武江兼領縣尉司及刑房經承，實際負責新縣城的城防、治安及刑獄等事。
禮房掌舉學、科舉、教化、祭禮等事，在當前形勢下已不再重要，沒有合適的人選之前，則由程益兼領。
淮源置縣，驛傳之事也是重中之重，不僅包括人員往來的接待、安置，還包括與各衙署的溝通、文書傳遞，徐懷則有意由鄭屠兼領驛傳。
在六房之外，徐懷還計劃將金砂溝礦場、鑄鋒堂的煉坊以及原唐氏所屬、后為鑄鋒堂實際控制的十八里塢鐵礦場，設置三座監司并入縣衙由徐武良等人負責。
當世役兵，除了
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供給口糧以及賞銀錢外，平時并沒有固定的兵餉。