隨著雙方正式簽約，第一次項目聯席會議，也在相對論大廈的制片會議室里召開。
參與會議的足有數十人，除去羅南和喬治-克林特這樣制片方的代表，其余人涉及到了劇組的方方面面。
詹姆斯-卡梅隆和他的制片人喬恩-蘭道自然不能缺席。
加西亞和托馬斯代表發行方使館影業而來。
資金提供方太平洋投資基金會的斯科特-斯威夫特也到場。
擔任動作捕捉導演的安迪-瑟金斯老早就趕到了劇組。
索尼電子和IMX公司需要為劇組提供攝像器材與技術方面的支持。
安聯保險作為劇組的保險方，不僅僅為劇組提供各種保險服務，還要擔任第三方擔保，全程監控劇組資金流向。
新西蘭大胖子彼得-杰克遜和他的合伙人理查德-泰勒從惠靈頓趕到洛杉磯，威塔工作室掌握著業內最先進的動作捕捉技術。
盧卡斯影業旗下兩位高管到場，工業光魔也是劇組未來的特效服務商之一。
CAA的合伙人布萊恩-洛德也到了，這家經紀公司將為劇組提供所有演員人選。
這些僅僅涉及劇組籌備工作的大方面，很多細節工作隨后需要彼此協調處理，任何好萊塢的頂級制作項目，涉及到的工作量，不亞于建造一座摩天大廈。
聯席會議也只能確定大方向。
太平洋投資基金會首先為劇組提供一筆3000萬美元的啟動資金，交由第三方安聯保險掌管，讓詹姆斯-卡梅隆在新年過后就能正式開始項目籌備。
劇組拍攝使用詹姆斯-卡梅隆和索尼電子聯合研發的新3D攝影機進行拍攝，而這項技術的改進實驗了多年。
早在2000年的時候，卡梅隆和拍檔就開始在索尼的支持下開發這套新攝影系統，這種系統使用兩臺索尼HDCF950HD攝像機進行拍攝，目的是創造出具有立體實感的環境。
這也是后來全世界電影產業普遍應用的3D虛擬影像擷取攝影系統。
可以說，詹姆斯-卡梅隆不用做別的，單單收專利費，就能保證后半輩子逍遙自在。
這是《阿凡達》能夠誕生的基礎中的基礎。
除了自己的紀錄片，詹姆斯-卡梅隆的這套新技術，也進行了實地探索，他的好基友羅伯特-羅德里格斯拍攝《非常小特務3》時，已經率先進行了嘗試。
當然，詹姆斯-卡梅隆在《阿凡達》劇組中要使用的是加強版本的。
卡梅隆不斷在對這項技術進行完善，使之呈現出更強更動感的立體效果，而同時又不會令觀眾頭暈。
威塔工作室正在為劇組拍攝需要進行技術改造，《阿凡達》所有的動作捕捉拍攝，全部要在新西蘭惠靈頓威塔工作室的專用攝影棚內完成。
此前，同樣是技術狂人的彼得-杰克遜已經與詹姆斯-卡梅隆做了多次交流，威塔工作室為了達到詹姆斯-卡梅隆理想中的效果，正在攝影棚中架設一套“協同工作攝像機”來完成此工作。
這套系統由布滿在攝影棚頂部的140個數字攝像機組成，形成一個捕捉舞臺。