很快，梁凱文把需要用的道具和設備的清單給蘇明陽傳真過來，并確定了劇組的行程，劇組將在一周后抵達輝河。而梁凱文道具清單中，要的火車頭是越老越好，車皮也是越老越好。現在去找抗美援朝時代的火車頭和車皮那不現實，但是，那個年代的運用火車頭輝河機務的老舊庫存應該還有，不過，那個年代的車皮已經淘汰多少年了，肯定是找不到了。
分局已經給相關單位下發了通知，蘇明陽做為劇組的接待和聯絡的負責人，有權直接和相關單位的站段長、黨委書記對話聯系，對劇組所需事項各單位必須全力配合。
蘇明陽首先和輝河機務段長王國生進行了聯系，請他們提供一輛老式蒸汽機車并配齊乘務組人員。
王國生一聽到這個要求，便訴苦說：“我說蘇老弟，我們段現在就連調車機都更換為建設型的機車了，還上哪給你找那種老式的能運用的機車啊？”
蘇明陽笑著說：“王段長，我上次去你們機務采訪的時候，在備用線上可是看到一臺上游型的機車，我詢問了一下情況，當時陪同我的宣傳助理張家良可是說了，這臺機車檢修整備一下還是能用的，實在找不到更老的把這臺檢修一下就行。”
王國生說：“老弟，你要是用那臺機車沒問題，我馬上安排下面進行檢修整備，解放前的老火車頭我可是無能為力。”蘇明陽笑著說：“好的，王段長，但這臺機車檢修整備的時候外皮千萬別重新噴漆，外表越舊越好。”
王國生說：“好的，蘇老弟，準備什么時候用？”
蘇明陽說：“劇組下周四到，周五開始拍攝，你們下周五之前弄好就行。”王國生說：“好的，蘇老弟，沒問題。”接下來蘇明陽又給車輛段的李亞民段長打電話，聯絡車輛的事宜，抗美援朝時期的老式車皮現在肯定是找不到了，蘇明陽要求車輛段提供一些c1和c13型號的老舊30噸的敞車，n1型號的老舊30噸平車以及30噸的棚車。
車輛段的段修線里還停留了一些這樣的老舊淘汰車，李亞民十分爽快的答應了蘇明陽的要求，并承諾立即組織人員對這些老舊的淘汰車進行檢修，及時給劇組提供這些車輛。
蘇明陽又和輝河車站、車務段以及分局調度所打了招呼，各單位都表示按照劇組的要求全力配合。
梁凱文的劇組到達輝河的前一天，蘇明陽帶著聯絡組的人員提前一步趕到的輝河，劇組住的賓館已經事先聯系好了，蘇明陽主要是前來查看機務段的火車頭和車輛段的老舊車輛檢修和整備情況，得確保劇組來了之后就是使用，不然就耽誤了劇組拍攝的進度。
蘇明陽一行人首先來到了輝河機務段，段黨委副書記李建華陪同他們一起到檢修車間查看這臺上游型機車的檢修和整備情況。來到檢修庫外面的停留線處，這臺外表破舊的老式小火車頭正靜靜的停在停留線上。
李書記介紹說，這臺機車已經檢查整備完畢，鍋爐已經點火，水滿煤足，隨時可用。并找來了預備出勤的一個機車乘務組，將機車開出停留線上了轉盤，轉到出庫的走行線上，展示了一下，同時也請蘇明陽上車感受了一番。
這種小型的蒸汽機車駕駛室很小，除了司機、副司機和司爐三人外，蘇明陽和李建華一上去人就滿了，他們兩人只好躲在司機和副司機后面的車門處，這才不影響司爐向鍋爐中投煤。
這種小型的上游型機車，煤水車很小，裝不了多少水和煤，也就是說裝滿水和煤只能行駛一百多公里，但對于只是拍攝一下場景的劇組來說，已經足夠了。
蘇明陽對機務段動作如此迅速很是滿意，但他不是主管領導，不能用表揚來表達，只能連連的用感謝來表達，雖然很低調，但效果卻非常的好。
來到車輛段，同樣是黨委副書記唐正強陪同，大家來到了段修線上，一列已經連掛在一起的老舊車皮已經停在這里，蘇明陽看了一下，共有2輛p10型30噸的棚車、3輛c10型的30噸敞車和7輛n10型的平車停在這里。
唐正強介紹說，蘇部長，這是我們段所能找到的所有老舊車輛了，一共12輛，已經全部檢修完畢，車輛的走行部經過檢修之后，都沒有問題。
12輛車皮已經不少了，抗美援朝那個年代，一列車火車也就十幾節車廂，根本不像現在能拉二三十節，像平原地區大馬力的電力機車能拉七八十節煤車，這些車輛已經足夠劇組使用的了。
分局主要領導發了話，下面的工作效率非常高，都提前完成了要求的任務，機務段和車輛段都要安排蘇明陽他們一行吃飯，相持不下，最后只好合在一起吃了晚飯，然后回到了輝河賓館休息，這家賓館也是梁凱文他們劇組預訂的駐地，蘇明陽他們和劇組住到一起方便聯系工作。
第二天下午2點多鐘，梁凱文他們乘坐京城至松江的列車到達了輝河，蘇明陽和輝河地區各鐵路單位的領導一起到車站迎接他們，劇組方面通過關系也和輝河市里取得的聯系，市里出動了大批警察前來維護秩序。
梁凱文再次見到蘇明陽很是親近，劇組的幾位主要演員也紛紛熱情的和蘇明陽打著招呼，蘇明陽幾次赴京城到劇組修改劇本，他們還是一直拿宋雨桐和他打趣兒，弄得他們兩好像真的是一對似的。
在站臺上，蘇明陽給梁凱文介紹了輝河鐵路各站段的領導，他明知道梁凱文這些不想接觸他們，可是出于禮節他必須介紹，而且，在輝河拍攝期間，梁凱文還需要他們的配合，梁凱文也很給他們面子，表現得非常熱情。至于主要演員，蘇明陽就沒有給他們介紹。
劇組一行有30多人，除了幾位主要演員之后，都是劇組的工作人員，在輝河當地還需要招募了一些群眾演員。這個時代人們對拍電影還感覺十分的新奇和神秘，群眾演員招募根本不是問題。